Pet najčešćih pogrešaka u fiskalizaciji u ugostiteljskoj djelatnosti
- kako izbjeći pogreške nastale zbog brzine, neiskustva ili brzopletosti
- kako primiti (i sačuvati!) napojnice
- za koje greške će vas Porezna uprava kazniti, a za koje će vam progledati kroz prste
Pišu: Toni Milun i Veronika Galić, Autor fotografije: Tomislav Huha
Tekst nastao u suradnji s projektom Uplift
Nakon što postanete poduzetnik brzo ćete shvatiti da vam kronično nedostaju dvije stvari: novac i vrijeme. Biti poduzetnik košta novca: od plaćanja mnogo skupljih bankarskih naknada do parafiskalnih nameta čudnih naziva. Isto tako biti poduzetnik košta vremena: zaboravite na radno vrijeme od 9 do 17 ili slobodan vikend.
Zato poslušajte savjete Veronike i Tonija u vezi fiskalizacije i uštedite i vrijeme i novac. Nemojte raditi ovih pet najčešćih pogrešaka koje ugostitelji rade.
1. Zaboravili ste obavijestiti knjigovodstveni ured da ste krenuli s radom
Napravili ste prva dva koraka za fiskalizaciju: otišli u FINA-u i zatražili certifikat za fiskalizaciju i kontaktirali ste tvrtku za softver za fiskalizaciju. Sretni što napokon pokrećete svoj biznis otvorili ste vrata svog ugostiteljskog objekta i izdali prvi račun.
I odmah ste napravili svoju prvu pogrešku jer niste odradili treći korak – niste kontaktirali svoj knjigovodstveni ured koji vas prije izdavanja prvog računa treba prijaviti u sustav e-porezna.
Porezna uprava automatski uočava pogrešnu fiskalizaciju, relativno brzo dobijete obavijest u vaš korisnički pretinac o evidentiranim greškama.
Umjesto da trošite vrijeme na pisanje obrazloženja Poreznoj upravi i opravdavate „grešku u koracima” i izlažete se stresu prije samog početka rada te riskirate mogući prekršaj, odradite sve radnje koje su obvezne. Sam postupak je jednostavan, neće vam oduzeti više od 15-ak minuta, ne košta vas ništa, pa niti nerviranja (knjigovodstvo će to odraditi za vas), i svi uvjeti su zadovoljeni.
2. Manjak ili višak novca u blagajni
U svakoj blagajni ili službenom novčaniku na početku radnog dana ili smjene mora postojati određeni iznos novca koji se zove blagajnički maksimum (ali ga neki zovu i blagajnički minimum ili polog).
Zašto postoji taj iznos? Odgovor je jasan: ako je gost ujutro platio dvije kave od 20 kuna novčanicom od 200 kuna, vi morate imati dovoljno sitnog novca za vratiti ostatak. Najčešće se radi o iznosu od nekoliko stotina kuna, npr. 500 kuna. To znači da je u svakom trenutku u blagajni 500 kuna više od ostvarenog prometa. I taj dio svi ugostitelji znaju. Ali ponekad zaborave napisati izjavu o blagajničkom maksimumu na jedan papir. Ta izjava mora biti napisana i u svakom trenutku treba biti u blagajni. Ako dođe inspektor i ne nađe izjavu da npr. blagajnički maksimum iznosi 500 kn, tada ste u prekršaju jer je stanje blagajne za 500 kuna veće od vašeg prometa. U tom slučaju očekujte kaznu jer će vam teško pomoći nekakva usmena objašnjenja inspektoru. U blagajni ne smije biti višak novca.
Isto tako u blagajni ne smije biti ni manjka novca. Svaki ugostitelj se barem jednom susreo sa situacijom da je gost iz nekog razloga odbio platiti račun. Znamo da su takve situacije stresne za konobare, ali čak i tada je bitno zadržati prisebnost i odmah zabilježiti što se dogodilo. Ponekad konobari storniraju račun što nije posve ispravno jer su jelo ili piće izdani. Ispravna opcija bi bila napisati na papir nešto poput Nije naplaćen račun broj 23 u iznosu 80 kuna jer se gost žalio i staviti ga u blagajnu.
Još jedna od pogreški koje se ugostiteljima lako potkradaju: stigla je dostava – nekoliko gajbi pića iznosa 400 kuna i vi ste preuzeli narudžbu. Budući da je iznos manji do 5000 kuna, znate da smijete platiti račun novcem iz blagajne, ali niste to nigdje zapisali. Ako dođe inspektor, u blagajni će uočiti 400 kuna manje i ima pravo naplatiti kaznu.
Upravo ste riskirali prekršajnu prijavu, možda i posjet Prekršajnom sudu, trošak odvjetnika i moguću kaznu.
Dakle, u sva tri primjera dovoljno je izdvojiti koju minutu vremena, napisati potvrdu kojom ćete na jednostavan način objasniti višak ili manjak novca u blagajni i vaš nadzor blagajne proći će u najboljem redu :).